Als je een vergaderlocatie uit gaat kiezen is het belangrijk dat de vergaderlocatie ook aan de verwachtingen voldoet. Want als jij verantwoordelijk bent voor het uitkiezen van de vergaderlocatie kan het heel vervelend zijn als je baas niet zo enthousiast is over de vergaderlocatie voor die belangrijke bijeenkomst als jij dat was bij het boeken. Hoe voorkom je dat en hoe kies je de juiste vergaderlocatie?
Begin bij het budget
Vraag vooraf wat het budget is wat de organisatie uit wil geven aan de vergaderlocatie. Als het niet binnen het budget past heeft het ook geen zin om dure hotels te gaan benaderen. Ook het aantal personen wat bij de vergadering aanwezig is, is bepalend voor de keuze voor een vergaderlocatie. Je betaalt immers ook voor de ruimte en een te grote ruimte is zonde van het budget.
De voorzieningen
Niet iedere vergaderlocatie heeft, verbazingwekkend genoeg, WIFI en stroomaansluitingen terwijl dit veelal wel noodzakelijk is. Maak een lijstje van de gewenste voorzieningen en benader alleen vergaderlocaties die dat ook beiden.
Check de referenties
Er zijn diverse websites waar je referenties en reviews van mensen die al eerder op de betreffende locatie zijn geweest kunt bekijken. Zo kun je bekijken wat anderen van de locatie vinden en of die voldoet aan de verwachting. Ook de website van de aanbieder van de vergaderlocatie zegt in veel gevallen al wat over de kwaliteit van de vergaderlocatie. Vaak staan daar ook referenties op die je eens goed door kunt lezen. Verder staan op de website vaak foto’s van de vergaderlocatie waardoor je een beeld krijgt van de vergaderzalen en de inrichting van het gebouw.
Bezoek de vergaderlocatie
Als je referenties van de vergaderlocatie hebt bekeken en dat is positief kun je eens langs gaan bij de vergaderlocatie om een indruk te krijgen van de sfeer e.d. Als je hier geen tijd voor hebt kun je eventueel ook eens in je omgeving informeren of er mensen zijn die ervaring hebben met deze vergaderlocatie.