Het kan heel veel werk opleveren, meer dan eigenlijk nodig zou moeten zijn. Het digitale aanbesteden kan een hele bevalling zijn als je steeds opnieuw moet beginnen en steeds weer allerlei zaken erbij moet zoeken voordat je eindelijk weer aan de slag kunt met je werk. Dat is natuuriljk van ieders tijd maar gelukkig is er wel een goede qflow oplossing daarvoor: het gaan gebruiken van een aanbestedingstool!
Een goed voorbeeld van een aanbestedingstool is E-tender. Dat is een complete tool die je vanaf het begin tot aan het eind helpt om je aanbestedingen in goede banen te leiden. Wanneer je net begint met de tool gebruiken, zal het uiteraard nog iets meer werk zijn. Allereerst moeten er natuurlijk regels meegenomen worden, zowel uit de wet als uit de bedrijfsvoering zelf. Als dat eenmaal bepaald is, kunnen er bepaalde basisgegevens worden ingevuld in de tool waardoor je deze de volgende keer niet meer helemaal opnieuw hoeft in te voeren. Ook bijzonder handig aan een aanbestedingstool is dat het eigenlijk ook dient als een archief. In plaats van dat je alles op papier moet hebben, staat alles heel handig in een systeem en hoef je eigenlijk alleen nog maar printjes te maken als je dit zou willen voor je eigen administratie. Dit is gelijk ook heel handig voor zaken zoals je jaarlijkse aangifte bij de belasting maar ook bij een onverwachte audit kan je op deze manier snel en overzichtelijk je bedrijfsgegevens weerleggen om ze te laten controleren. Dat neemt dus ook alweer een hoop zorgen weg die je eventueel zou kunnen hebben.
Natuurlijk hoef je het na het in werking stellen van de tool niet helemaal uit te zoeken. De beheerders van de tool zijn altijd beschikbaar voor advies en het stellen van vragen. Dit gebeurt vaak via een speciaal communicatieplatform waar je al je vragen kwijt kunt.